Interview Pascal en Myrthe: Hotel veiligheid Q&A

Innoveren in veiligheid is de topic of the day, zeker in hotels. De belangrijkste antwoorden op veiligheidsvragen die u altijd al had willen weten over toegangsbeveiliging worden beantwoord door Pascal Verhoef (Service Manager) en Myrthe van Houwelingen (Marketing) van ASSA ABLOY Hospitality.

In 2018 zullen veel hotels overgaan op het gebruik van de smartphone als sleutel. Is dit zo?

Myrthe: Geheel overgaan op digitale sleutels niet, maar hotels kiezen deze bluetooth smartphone oplossing als een stukje extra service naar de gast toe naast de traditionele RFID sloten. De eerste hotels hebben twee jaar geleden al deze stap gemaakt. Meerdere hotels zullen dit jaar ook voor deze smartphone optie kiezen. Dat is wel de trend. Voornamelijk bij hotelketens die een eigen Mobile Access App hebben ontworpen samen met ASSA ABLOY Hospitality zoals bij bijvoorbeeld Radisson Red in Brussel.

Is dit enkel voor de gast of geldt dit ook voor de medewerker?

Pascal: De digitale sleutels zijn in eerste instantie voor de gast bedoeld, er zijn certified partners (app ontwikkelaars) waarbij men een kamer kan boeken in deze app. Vervolgens kunnen zij zich via deze app inchecken. Ze hoeven dan niet meer te wachten bij de receptie. Dit is prettig voor de zakelijke reiziger of long-stay gasten.
Myrthe: Denk aan studenten die enkele weken in een hotel verblijven ( Hotel Jansen in Amsterdam). Zij krijgen dan meer een community gevoel en een gevoel van thuis waar zij op een veilige manier in- en uit de hotelkamer kunnen lopen. Voor hotels zou dat meer positieve klantervaringen opleveren. Al meer dan 80% van alle reizigers gebruiken hun smartphone om hotels te vergelijken! Voor personeel kan dat dan ook absoluut toegepast worden.

Hoe lang blijft het gleufslot nog bestaan? Wat is er eigenlijk mis met de oude, vertrouwde sleutel?

Pascal: De magneetkaartslot wordt nog gebruikt in sommige hotels. Er is niets mis mee, het is een degelijk slot van goede kwaliteit staal. De vertrouwde (metalen) sleutel is kostbaar als een gast de sleutel meeneemt, want dan moet de cilinder vervangen worden.
Myrthe: Echter zijn de meeste hotels al overgegaan op RFID technologie. Dat is veel onderhoudsvriendelijker (denk aan vuil in gleufslot) en is future proof. Sommige RFID slot modellen zijn zo minimalistisch en/of design dat het perfect past in de stijl van het hotel. Er wordt absoluut ook met de designer en de architect meegedacht.

Wat zijn de verschillen tussen de bestaande ‘sleutelloze’ varianten: RFID / low energy bluetooth? systeem heeft de voorkeur?

Pascal: BLE is voor de gast of zakenman- of vrouw die niet langs de Frontdesk hoeft te gaan. Weinig onderhoud nodig i.v.m. contactloos werken. Batterij verbruik is minimaal. RFID kaart kan gekoppeld worden aan diverse system.

Myrthe: Met RFID kan een hotel zo veel kanten op en is future proof. Dat is de basis. Het is gemakkelijk te upgraden en uit te breiden. Ook voor de gast is het gebruiksgemak eenvoudig en zal er weinig hinder ondervonden worden.

Is een smartphone als sleutel wel veilig? Hebben de gasten er een veilig gevoel bij?

Myrthe: Mobielbankieren is ook niet meer weg te denken. Weet u nog voor het eerst dat u online een bestelling deed of contactloos betaalde? Dit is hetzelfde verhaal. Ja, het is veilig, maar mensen moeten wennen. Bij jonge mensen zou dit eerder geadopteerd worden en verkiezen zelfs smartphone geïntegreerde hotels boven hotels die dat niet hebben.
Pascal: De gast dient zich eerst te registeren waarbij men een unieke inlogcode krijgt. Net zoals de RFID kaart, is de informatie op de telefoon volledig encypted en is niet uit te lezen. In principe heeft het dezelfde werking als de genoemde voorbeelden. Tot nu toe zijn de gasten positief.

Hoe te handelen als de telefoon van de gast leeg is? Of als hij zijn telefoon thuis heeft laten liggen of misschien zelfs wel geen smartphone heeft?

Pascal: Is de telefoon leeg of de gast heeft de telefoon niet bij, no problem: Bij de frontdesk kan er altijd een RFID sleutelkaart aangemaakt worden. Als het echt moet: Wij als veiligheidsbeheerder van kamersloten kunnen er voor zorgen dat het hotelpersoneel altijd in de kamer kan komen bij een noodsituatie.

Kunnen medewerkers altijd een kamer binnen?

Pascal: Dat hangt van de instellingen in het slot en software af. In de software geeft je rechten aan kaarthouders die bepalen wie, waar en wanneer in een kamer kunnen. Als de gast de nachtschoot heeft bedient, kan de housekeeping niet naar binnen. Een Emergency kaart kan dat wel, dus in geval van nood kan de deur opengemaakt worden als iemand bijvoorbeeld onwel is geworden en de nachtschoot zit er op.

Krijgt het ‘do not disturb’ met de smartphone ook een andere vorm?

Myrthe: Ha! Daar zit wel toekomstmuziek in. Maar er zijn nu ook digitale panelen, de VingCard Allure, die dat ook al kunnen aangeven. Prachtig!

Wat kost het om een bestaand slot om te bouwen tot één die geschikt is voor bovenstaand?

Myrthe: Magneetkaartsloten kunnen gemakkelijk omgezet worden naar RFID. Dit noemen wij een upgrade. De investeringskosten zijn niet zo hoog als wanneer sloten vervangen moeten worden. Die drempel is dus niet zo hoog. Bij smartphone oplossingen zitten er alleen licentiekosten aan verbonden.

Is er nog iets te vertellen over systemen om sleutelkaarten/codes aan te maken en te beheren.

Pascal: Het aanmaken van de kaarten verloopt via de VisiOnline software. Deze is te koppelen met een groot aantal PMS-systemen. De kaarten die aangemaakt zijn vanuit het PMS-systeem worden dan doorgestuurd naar de Encoders (sleutelkaart machine) zodat de Frontdesk maar 1x iemand hoeft in te checken. Afhankelijk van de gekozen Mobile Access versie, worden ook de Mobile Keys op die manier aangemaakt.

De Mobile Keys kunnen ook aangemaakt worden in de Mobile Access applicatie die in de Internet Browser draait. In beide gevallen wordt de informatie verstuurd, versleuteld en naar de telefoon verstuurd.

Wat zijn in jullie ogen de laatste ontwikkelingen op dit gebied? Waar gaat de ontwikkeling uiteindelijk naar toe?

Pascal: De volledige integratie tussen sloten en in-room (Domotica) systemen, alternatieven voor de batterijen in sloten. Uiteindelijk wordt het gebruikelijk dat hotels zowel RFID traditionele sloten bedienen als via de applicatie op de smartphone. De apps zullen naast inchecken ook meer services gaan verlenen zoals roomservice etc.  Systemen worden steeds slimmer, maar ook veiliger. Wij worden geïnspireerd om te blijven innoveren.